問題を複雑化して作業を増やすメール

「一番の時間の無駄は、何往復ものメールの送受信だと思います」

とは、働きながら米国公認会計士や弁護士資格を取得した佐藤孝幸氏だ。重要なメール以外は読んだら即、「削除箱」行きにするのがマイ・ルールで、受信箱は常に「空」にするように心掛けているという佐藤氏。そもそも、メールに頼らないようにしているという。

写真＝PIXTA

「例えば、受信したメールを読むと、こちらが知りたいポイントが書かれていない場合もよくある。問い合わせようとキーボードを叩いてメール。そして返信を待つ……なんてやりとりをしていたら、かなり時間を食う。いっそ電話で直接話したほうが早くて正確です。しかも、メールの文書ではわからない話のニュアンスも伝わる。資料などはメールに添付して送ってもらって、それを見ながら話をすれば確認もできて誤解も減る。時間も労力もかけずにすむのです」

多忙で電話に出にくい相手の場合は別にして、基本は電話。温故知新のコミュニケーションをいま一度見直してみよう。