優先順位が変わったら貼り直せばいい

働きながら米国公認会計士や弁護士資格を取得した佐藤孝幸氏は、日頃、2週間先までのスケジュールを頭に入れている。そのうえで、金曜日に翌週の仕事の流れを点検し、平日の夕方5時くらいまでには翌日の日程を確認する。そうした複数回の「進行チェック」をルーティン化させることがムダ時間を省くことにもつながる、と佐藤氏は語る。

「平日5時までにと限定するのは、面会予定の人に事前に準備していただきたいものが出せるようなケースを想定するから。また、自分が用意すべきものも再確認できます。夜7時に連絡したのでは、相手がつかまらなかったり、準備が間に合わないこともあるからです」

“習慣化コンサルタント”の古川武士氏は仕事のTo Doリストを朝の通勤電車内で確認することを勧める。

「その日にする仕事とその優先順位がはっきりすれば、時間のロスが減り効率化できます。でも、この優先順位を考える時間を持っていない人が多い。5～10分でいいので、出社前に確認、流れを決めておきましょう」