製造工程にとどまらず、事務処理においても生産性の高さを誇るGE。たとえば金融部門のGEキャピタルでは、製造工程の現場で培った手法を応用し、150分かかっていた小口リース審査を20分に短縮させた。ホワイトカラーの仕事の効率化に一役買っているのがGE流の会議術だという。

Q: 事務仕事はどうやって効率化できますか？

GEはジャック・ウェルチの時代から、シックス・シグマという手法で業務プロセスの改善を行ってきました。もとは製造部門で品質管理するための手法でしたが、これをホワイトカラーの仕事にも応用しています。

私たちは、計測できないものは改善できないという考え方を持っています。まず計測することで可視化され、マネジメントも可能になります。たとえばお客様から質問を受けてから答えるまでのディシジョンタイムや、契約書の不備率も測定の対象。具体的に数値として見えるから、改善の目標を設定できるのです。

業務プロセスの改善においても可視化は重要です。ある業務を見直したければ、まずはフローを最初から最後まで明らかにします。その結果、業務に120ステップあるとわかれば、25％カットして90ステップにするという目標を決められます。

ステップを見直すときは、重複しているものを外したり、1回でやったほうが早いものをまとめたり、ITで代替できるものは自動化を図っていきます。小口リースの審査時間を大幅に短縮したときは、すでにヨーロッパで利用されていた自動プログラムを日本に応用しました。

業務を効率化するために欠かせないのが会議です。GEの会議では、ワークアウトという問題解決手法を使います。

ワークアウトでは、まず問題が起きている原因について、参加者一人一人が思うところをポストイットに書き出していきます。それを壁に貼り、ファシリテーターが整理して、いくつかの原因に絞り込んでいきます。その解決策についてふたたびアイデアを出してもらい、さらにそれを整理したうえでアクションに落とし込みます。

ワークアウトが特徴的なのは、必ず具体的なアクションを決める点でしょう。日本企業では結論が決まらぬまま会議が終わることも多いようですが、GEではそれはない。必ずいくつかのアクションを決め、同時にそれぞれのアクションについてオーナー（責任者）とデッドライン（締め切り）まで決定します。

時間内で結論を出すには、タイムキーパーの役割も重要です。30分の会議なら、最初の5分でポストイットへの書き出しをやらないといけないし、20～25分には結論が見えていないと残り時間でアクションプランを決められません。タイムキーパーはこうした流れを意識しながら時間を測り、「もう5分経ちましたが、まだこの話題でいいですか」と、司会役のファシリテーターに時間を教えます。ファシリテーターは議題に集中しているので、タイムキーパーは別に用意します。

最初の5分で問題点を明らかにするには、資料の事前配布が必須です。配布資料には、今日決めたいことを書いておきましょう。そうしておけば最初の説明は最低限ですみ、いきなり議論に入れます。