決定フェーズでは、会議ごとにゴール設定を明確にしたい。事前資料や議事録を見ても、何を話し合うかという「議題」は記されているものの、どの状態を目指すのかという「目的・目標」が曖昧なものが多い。オフィスのレイアウトの例で言うと、「部門の配置について」は議題にすぎない。「部門の配置について合意を得る」という目的・目標を明記してこそ、出席者は参画意識を持って会議に臨むことができる。

決定事項を伝達するだけの会議も同じだ。「～の説明会」（議題）ではなく、「～について情報を共有する」（目的・目標）と記すことで、ただ座っていればいいと勘違いしたり、遠慮している出席者の意識も変わる。

会議終了時点で積み残した課題があれば、議事録に残して次回までの宿題としたい。積み残しの課題は、「アクション（やるべきこと）／イシュー（未解決事項）／リスク（危険）」の3つに分類される。アクションは、すでに問題が顕在化していて、対応策や担当者が決まっているものを指す。誰が何をやるのか明確なので、議事録にも記録として残しやすいはずだ。