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ある調査では、ビジネスメールを1通書くのに5分かかる人が3割、10分以上かかる人が4割という。時間短縮のカギは定型文のバリエーションを増やし、相手に合わせて使い分けることにある。
メールは3部構成
大前提として、ビジネスメールは伝えたい事柄が明確であることが大切です。そこで、ビジネスメールの“型”を知っておくと、整理がしやすくなります。基本は、イントロ（挨拶）＋本文＋シメの3部構成。かつてのメールは、ビジネス文書に近い位置づけでしたが、現在は電話代わり。電話で用件を伝えるのと同じく、必ず主題（結論）を先に伝え、後に理由を添えましょう。イントロとシメはほぼ定型になるので、この文例から相手に応じて使い分けると時短になりますよ。
（1）イントロ――宛名、挨拶、名乗りで構成。宛名は相手の名刺通りが基本。書き出し（挨拶、名乗り）はシンプルに。
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（上島寿子＝構成）
