グーグル社員は「Gmail」をどう使いこなしているのか。カギは「アーカイブ」にあった。

step1 受信トレイのメールを減らす

◎「アーカイブ」の機能を使い、不要なメールを整理しよう。

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【A】メールを選び（1）、ボタンを押すと（2）、受信トレイからメールが消える。

 

【B】この表示が出てくれば成功。間違ってアーカイブしたメールを受信トレイに戻したい場合には、「取消」を押せばいい。 

 

【C】「受信トレイ」の下にある「開く」から、「すべてのメール」を開けば、アーカイブしたメールを見ることができる。もちろん検索窓からも探せる。

 

【D】スマートフォンのGmailアプリでは、右や左にスワイプさせることで、すぐにアーカイブすることができる。

 

アーカイブとは「書庫」という意味。メールを「受信トレイ」から「すべてのメール」に移す。「ゴミ箱」や「迷惑メール」とは違い、検索対象にもなる。

◆Google社員坂本さんが教える「ここがポイント！」

グーグル・エンタープライズ部門の坂本奈央さんは、Gmailを含むオフィスツールのスペシャリストとして、その利便性を企業に説明するのが主な仕事だ。坂本さん自身、現在の部署に移るまで「アーカイブ」の機能は使っておらず、ラベルでの色分けなど試行錯誤を続けていた。異動後、上司の効率的な働き方を目にし、その方法論を探ったところ、メール処理に特徴があることがわかった。

「上司の受信トレイを見ると、メールが1件も表示されていなかった。驚きました。それ以来、受信トレイは新着メールを一時的に表示させるだけの場所で、原則として既読のメールはすべて『アーカイブ』に移しています。すぐに返事ができないメールには今日中、3日以内、1週間以内というレベルでラベルを貼って仕分けます。以前はタスクごとに検索をしていましたが、アーカイブを活用するようになってメール処理の早さが段違いになりました。またスマートフォンでメールをスワイプ（タッチ操作で右や左に払う）して処理していくのも気持ちよく、いまでは癖になっています」