多忙な上司への「ホウレンソウ」では、簡潔に説明することが必須条件だ。用件が一目でわかる件名を付ける、結果から先に伝える、上司に何をしてほしいかを明確にする方法を、人材教育コンサルタントである田中淳子さんに、場面別に解説していただいた。

シーン1：トラブルを報告する

【BAD MAIL】
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BAD MAIL／GOOD MAIL

［A］件名は明確に……何の報告かはっきりしない件名はNG。件名はあくまでもメールの内容がひと目でわかるように書くのがコツ。
［B］1行25字以内で……前置きが長すぎてNG。このメールの趣旨以外の報告は省き、結論・結果を先に伝えることが大切。また、1行がダラダラ長いのも×。25字以内で改行するようにしたい。
［C］責任転嫁は×……自分の非を肯定するような伝え方はNG。暗に先方に非を転嫁する言い方も評価が下がる原因に。また、そのときの自分の感情などは記入不要。
［D］抽象的な反省はNG……気をつけたいと書いているが、あまりにも抽象的で真実味に欠ける。

【GOOD MAIL】

［A］何の報告か明確に……どこで何があったかを真っ先に記すことが重要。
［B］反省を示す……非は自分にあり、今後注意する旨をハッキリ端的に報告。反省の態度をきちんと示すのが大切。
［C］予測を伝える……万が一の不測の事態の可能性などもしっかり伝えておくと安心。