ある調査では、ビジネスメールを1通書くのに5分かかる人が3割、10分以上かかる人が4割という。時間短縮のカギは定型文のバリエーションを増やし、相手に合わせて使い分けることにある。

挨拶のフレーズ

社外メールの挨拶は「お世話になっております」が定番。面識がなくても会社として付き合いがあるなら、このフレーズで構いません。久しぶりの相手には「ご無沙汰しております」など相手によってフレーズを変えます。10年くらい前には「拝啓」から書き出すメールが見受けられましたが、今はそこまで丁寧にすると逆に違和感があります。また、「平素は格別のお引き立てを賜り、厚く御礼申し上げます」といった距離を感じさせる挨拶文は、営業メールと勘違いされて読み飛ばされてしまうことも。避けたほうが無難です。ちなみに、社内の相手には「お疲れさま」でいいでしょう。

▼COLUMN1：ビジネス上で「！」「？」はあり!?　なし!?

ビジネスメールでの「！」マークの使用は原則NG。親しい間柄ならともかく、通常の仕事相手には馴れ馴れしい印象を与えて、不快に思う人が少なからずいるためです。「？」も多用しないほうが無難。回答してほしい質問であることは強調できますが、ともすると詰問しているような印象を与えます。「◯◯でしょうか」など「？」なしで通じる表現を。