語尾のフレーズ

重要なクライアントや上司に対して、つい書いてしまうのが丁寧すぎる文章です。「ございます」「存じます」「申し上げます」などの語尾を多用すると読みにくくなり、書くのにも時間がかかります。普段の話し言葉と同様に、「です」「ます」のシンプルな文章を心掛けましょう。

敬語や謙譲語の使いすぎは意味が伝わりにくくなるうえ、書くときに頭をひねらせて、その分、余計な時間を費やすことに。特に「◯◯させていただきます」の乱用は、要注意です。

【語尾のフレーズ】
◆◯◯◯の件で連絡しました。
⇒シンプルで読みやすい語尾の一例。「です」「ます」で書くのが基本。
◆来週までにお返事いただければと存じます。
⇒丁寧な言い回しで返事を催促するときに。ただし、「存じます」は1通1～2回に。
◆お願いいたします。
⇒お願いごとをする場合の丁寧な言い回し。「申し上げます」ならより丁寧。
◆詳細は添付資料をご覧ください。
⇒仕事相手に確認を促す場合のフレーズ。「ご確認ください」でも可。
◆頂いた資料を拝見しました。
⇒資料を確認したことを伝えるときの言い回し。「確認しました」でも可。
◆資料を添付いたします。
⇒「添付させていただきました」などにすると、まわりくどくて読みづらい。

返信のフレーズ

メールに返信する場合には、「メールの内容を確認しました」などと、読んで理解したことを明確にすると親切です。また、先方からすぐに返信がきた場合には、折り返しメールを送るときに「早速のご連絡ありがとうございます」というフレーズを冒頭に使うと迅速な対応への感謝の気持ちが伝わるうえに、相手との距離感も縮まりコミュニケーションが取りやすくなります。

もちろん、返信メールでは、今後の展開を明示することも大切です。シメにも「あらためてご連絡差し上げます」などと方向性を示すと丁寧な印象を与えます。

【返信のフレーズ】
◆メールを確認しました。
⇒送られてきたメールに目を通したことを伝えるフレーズ。挨拶文の後に続けて。
◆ご連絡ありがとうございます。
⇒返信に対する感謝のフレーズ。すぐに返信が来たら「早速の」をつけても。
◆方針が決まり次第、あらためてご連絡しますので、どうぞよろしくお願いいたします。
⇒今後の方向性を明確にするためのフレーズ。シメの言葉として使う。