プロジェクトメンバーを「上手くのせる」メール

予定調整を一発で解決するツール

他社メンバーを含む、会議日程の調整、飲み会などのイベント日時調整など、多人数が参加する会合を設定する際に、同報メールでやり取りすることも多いだろう。「一度にみんなの予定がわかれば……」と、頭を抱えた記憶のある人もいるはず。

よく使用されるのが、「エクセル」。この場合、送信者が日程ならびに、メンバーの○×記入欄のある表を作成し、CCメールで関係各員に添付して送信。それぞれが記入したデータの返信を待ち、すり合わせ……と手間のかかるやり取りが必要になり、人数が増えれば増えるほど集計も複雑になる。

ここでは、多人数の日時調整を簡単にしてくれる、便利なツールを紹介しよう。

リクルートメディアコミュニケーションズが公開しているWEBサービス、「調整さん」は、スケジュール調整に特化しているのが特徴だ。2006年のサービス開始から現在まで延べ600万人が利用したというから、便利なツールであるのは間違いないだろう。

使い方はいたって簡単。ユーザー登録やログインなどのわずらわしい作業は不要。URLにアクセスし、「イベント新規作成」ボタンをクリックして、候補日時を入力するだけ。携帯からも利用できるので、外出中に社用メールを携帯で受け取った場合でも利用できるのが嬉しい。ほかにも、様々な運営会社が特徴あるサービスを提供しているので、調べてみるのもよいだろう。

日時調整で大切なのは、文字だけでなく、視覚的に訴えていること。また、△など曖昧な意思表示を避けること。○か×のみで記入できるようにすれば、さらに調整がしやすくなる。