社内外の年齢も立場も異なるさまざまな人へ伝えるには、人間関係への配慮が欠かせない。威圧的になっても、へりくだってもいけない。メンバーを上手くのせる書き方を、人材教育コンサルタントである田中淳子さんに、場面別に解説していただいた。

シーン1：進捗状況を報告する

【BAD MAIL】

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BAD MAIL／GOOD MAIL

［A］言葉を並べるだけは×……長い文章で伝えようとすると、状況を誤認させる可能性がある。簡潔にわかりやすい言葉で伝える工夫が必要。
［B］指示が不明確……「誰が」「何を」「どうする」のかわからない指示では、相手を困惑させるだけ。実際指示されたのかどうかわからず、動けない場合もある。また、チームで動いている場合は、必ず情報を共有させなければならないため、メールは全員に送信ならびに返信してもらい、設問と回答など、状況がわかるようにする工夫が必要。

【GOOD MAIL】

［A］趣旨を明確に……まず「○○の報告／連絡」など、趣旨を明確にする。文章が長くなる場合や内容が複数にわたる場合など、先に結論を述べるとメールの解釈にブレが生じるのを防げる。
［B］項目は個条書きに……To Doの報告を徹底する。いつ、何を誰に行ったのかなどを個条書きで。段階がある場合などは時系列に並べて書くと、状況を理解しやすい。
［C］個別メッセージ……関連項目について、プロジェクトメンバーに個別に指示を出したい場合は、「＞＞○○さん」などを使い、わかりやすい工夫を。各人への指示が明確になり、全員が情報を共有しやすくなる。
［D］今後の予定……報告内容に関連した予定がある場合は、「次回は○月○日の予定」と予告を。相手も予定が立てやすくなる。