文章を書くのが苦手だ。メールの表現に悩み、時間がかかる。マナーに厳しい取引先がいる……。一般的な書き方を知れば、面倒は減る。今回、ニーズ別に、フレーズと文例を集めた。日本ビジネスメール協会の平野友朗さんと「ビジネス表現の基本」を確認しよう。

「終了」のサインは定型文で統一する

メールや手紙で用件を書き終えたあとに、どう〆（しめ）るか。私は以前から「よろしくお願いします」または「よろしくお願いいたします」を使うように推奨してきました。

「ここで本文は終わりです」というサインですから、最後の一言は重要です。同時に、相手を尊重している気持ちを伝えられれば、なお好都合です。その言葉として、私は「よろしくお願いします」が最適だと考えています。応用も簡単で、案件が今後も続くなら「引き続きよろしくお願いします」、相手に判断を仰ぐ内容であれば「ご検討よろしくお願いします」とバリエーションを増やせます。定型を踏み外さないほうが、相手は理解しやすいでしょう。

用件のあと、〆の言葉のほかに「追伸」を付け加える人もいます。手みやげへの感想など、用件に直接関係のないことを書くには便利です。しかし相手が簡潔なコミュニケーションを望む場合、むしろ邪魔だと思われてしまう恐れもあります。やりすぎは禁物です。コミュニケーションは、あくまでも相手しだいだということを忘れないでください。