文章を書くのが苦手だ。メールの表現に悩み、時間がかかる。マナーに厳しい取引先がいる……。一般的な書き方を知れば、面倒は減る。今回、ニーズ別に、フレーズと文例を集めた。日本ビジネスメール協会の平野友朗さんと「ビジネス表現の基本」を確認しよう。

情報を付け加えて「確認」と思わせない

相手に確認を求める場合、電話よりもメールのほうが手軽です。アポイントメントから面会まで時間があいてしまった場合、前日に「明日の件、よろしくお願いいたします」と電話があれば鬱陶しく感じる人もいるでしょう。しかし、同じ内容のメールであれば、それほど違和感はありません。

ただし確認だけを目的にしたメールは失礼になる恐れがあります。

「場所がわかりづらいので、地図を添付いたします」といった付加情報を盛り込んだり、「お目にかかれるのを楽しみにしております」と締めくくったり、工夫がほしいところです。