文章を書くのが苦手だ。メールの表現に悩み、時間がかかる。マナーに厳しい取引先がいる……。一般的な書き方を知れば、面倒は減る。今回、ニーズ別に、フレーズと文例を集めた。日本ビジネスメール協会の平野友朗さんと「ビジネス表現の基本」を確認しよう。

要求は「個条書き」で簡潔かつ明瞭に

相手への「催促」で気をつけたいのは、頭に血がのぼった状態でメールを書かないこと。具体的には、最初から相手が悪いのだと決めつけないことです。

たとえば、一度催促のメールを送ったのに、依然として相手から連絡がないときには、「もしかしたらメールが届いていないかと思い再送しました」「すでにご返信いただいていたら申し訳ありません。ただ、こちらでは返信を確認できておりませんので、ご連絡いたしました」などと催促します。

万が一、メールが本当に不着であったのに、「なぜ返信してくれないのですか」などと指摘すれば、こちらがお詫びすることになります。仕事を確実に進めるためには、催促も事実関係に沿って慎重に行いましょう。もちろん、相手を論破したり、追い詰めたりすることは、目的ではありません。

また、メールの書き方としては、対応してほしいポイントを個か条じょう書きにするなど、こちらの要求を明確に、そして簡潔に伝えることも重要です。個条書きは誤解の余地が少ないので、普段のやりとりから取り入れるといいでしょう。