文章を書くのが苦手だ。メールの表現に悩み、時間がかかる。マナーに厳しい取引先がいる……。一般的な書き方を知れば、面倒は減る。今回、ニーズ別に、フレーズと文例を集めた。日本ビジネスメール協会の平野友朗さんと「ビジネス表現の基本」を確認しよう。

提案への「お礼」に断りの謝罪を添える

プランなり商品なりの提案を受けたが、採用には至らなかった。一律の「不採用通知」で済む相手ならばいいのですが、そうでない場合にはどうすべきでしょうか。悩ましいところです。

不採用を伝えるときに注意すべきなのは、まず提案に対するお礼を述べるということです。そのうえで、「今回はお断りすることになりました」と書きます。重ねて「ご尽力いただいたにもかかわらず、お力になれず申し訳ありません」と、お詫びの言葉を添えるのがいいでしょう。