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成功事例を集めて、成果を最大化する
重複業務を整理して個人負担を減らし、集めた情報は共有フォルダを作成して、そこにあるものをフォーマット化するだけでも効率は格段にアップします。
もし、みなさん個人だけでなく、多くの人が使うようになれば、より多くの情報が入ってくることも期待できます。
資料作成の時短術としては、フォーマットの活用がよくあげられますが、事例を使えば0→1が助かるだけでなく、1→100になり一瞬で資料は完成します。
そして、事例を作成した人からよりリアルな経験値も収集できますので、資料の活用に関しても、より良いパフォーマンスが発揮できるはずです。
このように事例を活用しない手はありません。
さっそく今日から、ランチの時などには今、みなさんがしている仕事内容を発信して情報を集めてみましょう。
そして、周りの人がどんな仕事をしているのかに興味をもって、成功事例を集めていきましょう。
そうすれば、資料作成が短時間で済むだけでなく、成功事例の共有で仕事の成果も最大限に上がっていきます。
一晩寝かせると視点が切り替わる
煮込み料理は一晩寝かせると美味しくなる。そう言われるように、カレーやシチューは、時間を置くことで味が深まりまろやかになります。
実はこの「寝かせる」という考え方は、資料作成にも効果的です。
なぜ、一晩寝かせると資料が良くなるのか。その答えは「視点の切り替え」にあります。
資料を作っている時、私たちの頭の中は作成者としての視点に強く偏ってしまいます。
論理構成、数字の整合性、見た目のバランスなど、すべて自分なりに完璧だと思っているので、すぐに提出したくなります。
しかし、その状態では提出先や取引先の視点、つまり「第三者の視点」が抜け落ちがちになります。
囲碁の世界には、岡目八目という言葉があります。これは、当事者よりも、傍から見ている人の方が冷静に状況を判断できるという意味です。
資料作成もまさにこれと同じで、作っている最中はその資料の当事者ですから、論点のズレや言葉の違和感、読み手の疑問点に気づきにくくなってしまうのです。
