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労力の大きい0→1を極力なくす方法
資料作成で最も時間を要するのは、0→1を考える工程です。
まっさらな状態から構成を考え、情報を集め、説得力を持たせる内容を検討していく。
このクリエイティブな作業はやりがいのある仕事ですが、作業時間という点では最もコストがかかる部分です。
ところが、会社には知らないだけで、これから作ろうとしている資料と同じような企画書、見積書がたくさんあります。
写真＝iStock.com／years
※写真はイメージです
それもそのはず、同じ会社で同じ商品、同じサービスを販売しているのですから、探せば似たようなものが出てくるのは、当たり前といえば当たり前です。
にもかかわらず、この資産が各社員の間で有効にシェアされて活用されている会社は意外に少ないのではないでしょうか。
専任の担当者がいて整理した形で共有されている場合ならいざ知らず、ほとんどの会社では各社員が個人商店化して同じような資料作成を行う、全体では非効率な状態が続いています。
逆にいうとそこに効率化、時短のチャンスがあります。
聞いて回ると意外なほど協力者は出てくる
「今、こんな案件を担当しているのだけど、このような情報、事例、見積り、提案書を持っている人はいないですか？」と発信、聞いて回ると意外なほど出てきますし、みな協力してくれるものです。
コツは、普段から成功事例にアンテナを張っておくことです。
他の人がしていることに興味を持って、ランチを一緒にした時などに今、どんな仕事をしているか聞いてみると情報収集の幅は広がります。
また、自分が何をやっているのかを発信すると、「その仕事をしているなら、これが参考になるよ」とか、「このあいだ○○さんがA社に提案していたよ」とか、自然と情報が入って来るようになります。
情報が欲しい場合には、まず自分からその情報を発信すると、関連する情報が入って来やすくなるのです。
