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社内用の資料作成で時短のカギとなる声かけ
資料作成の見せるための時間は、ひとこと確認するだけで、かなり削減することが可能です。
私のビジネスの先生が若手の頃、サイバーエージェントにいた際、藤田社長（当時）に新規事業をプレゼンする資料を2日間かけて見やすく仕上げたところ、大変怒られたそうです。
その理由は、「社内用なら内容が分かれば問題がない。何で早く見せない、何で時間を大切にしない」だったそうです。
先生としては、社長へのプレゼンなので前職の経験からもビジュアルを丁寧に仕上げたのですが、藤田社長からは、社内用なのだから見栄えよりも中身、本質的なことが分かればいい。何より時間がもったいないという指摘だったそうです。
もちろん、取引先へのコンペでのプレゼンなど見せ方の工夫が必要な時はあります。
ただ、そのような装飾はあくまでTPOをわきまえた「演出」であり、すべての資料に必要なわけではありません。
資料作成における2つのフェーズ
百貨店で買い物をすると、「ご自宅用ですか？」「熨斗や包装はされますか？」と聞かれます。
これは、誰のための、どんな用途の買い物かを知った上で最適な包装を選ぶための確認です。
資料作成も同じように、「これは社内用ですか？」「体裁は、どこまで整える必要がありますか？」と、まず確認することが時短のための第一歩です。
資料作成は、大きく分けて2つのフェーズがあります。内容作成と分かりやすく見せるための装飾（見せ方の工夫）です。
ただ、必要性で言えば内容作成は必須事項ですが、装飾はケースバイケースです。
もしかすると、内容が明確で相手の意図に即していれば、装飾は不要かもしれません。
資料を丁寧に仕上げることは悪いことではありません。しかし、その丁寧さが「本当に求められていることかどうか」を確認することが、時短と成果を両立させるためには必要です。
そのためにも、まず「この資料は社内用ですか？」と確認してみましょう。そのひとことで、みなさんの資料作成の効率とスピードは格段に上がります。
