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不要な議論を削減するための事前準備
打ち合わせを効率化するには事前にアジェンダを出して目的を決めておくこと、仕事を依頼する相手への依頼事項を明確にしておくこと、が有効になります。
特に案件のスタートであるキックオフでは、案件が決定した経緯など説明時間の削減には、事前にメールで送る資料での情報共有が有効です。
また、打ち合わせにかける時間を決めておくことで不要な議論を削減することもできます。
打ち合わせは口頭での確認ですので、万一の取り違い防止のためにも、メモ程度の簡易的な議事録で決定事項を確認しておくことも有効です。
ただ、取り違いを防止するレベルですのでメモ程度で十分で、構えて作成して時間を無駄にしないように注意は必要です。
打ち合わせがない会社はないかと思います。
ただ、打ち合わせは戦略的な意思決定や重要な問題解決を目的としたものでなければ、必要業務であって付加価値業務ではありません。
打ち合わせは会議のように構えて準備するものではないような雰囲気がありますが、回数を考えれば会議以上に時間を取る存在です。
自分自身の付加価値業務に充てる時間を守るためにも、打ち合わせを行う際は事前に準備をしておきましょう。
そして、打ち合わせの目的と仕事をお願いする相手への依頼事項を明確にして、効率的に行っていきましょう。
さらに、アジェンダに「持ち帰りの宿題」と」「次回までの期限」を書いておけば、打ち合わせは端的に終わるだけでなく、成果へとつながっていきます。
タスクの切り替え＝思考の切り替えコストに
似ている業務をまとめて処理すると、切り替えコストが減り、作業スピードが向上して、準備の手間も省けて時短につながります。
これは「タスクのグルーピング」と呼ばれる考え方で、次のような理由で効果が見込まれます。
違う種類の仕事を行き来するには、頭を切り替えるのにエネルギーが必要です。
しかし、似た作業をまとめてやると、脳の切り替えが減って集中しやすくなり、切り替えコストが減ります。
また、似た作業を連続してやっていると、集中状態（フロー）に入りやすくなり、パフォーマンスがアップします。
さらには、道具・資料の切り替えも減って、作業にどのくらい時間がかかるのか、時間見積りをしやすくなり、スケジュールも組み立てやすくなります。
人は異なる種類のタスクを切り替えるたびに、意識しないで思考の切り替えを行っていますが、この切り替えコストが意外に大きく、集中力の低下や無駄な時間の発生につながっています。
ですので、同じような作業をまとめて行えば、切り替えの負担が減り、結果として作業スピードは向上します。
さらに、資料やツールの準備・片付けの手間も一度で済むためトータルでの効率も高まるのです。
