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部下のスタンスが変わる「1時間厳守ルール」
要点を絞った説明が苦手な人や、話が脇道にそれがちな人など、どこの組織にも会議で時間を浪費する部下はいます。1時間では終わらなさそうだと思ったら「今日は議題が多いです。発表者はできるだけ簡潔に要点を絞った発言を心掛けてください」と会議の冒頭で釘を刺しておきます。
そうすると、「自分の責任で会議が途中で終わってしまったらメンバーに申し訳ない」という意識が芽生え、発表内容を工夫するようになります。
この“会議1時間厳守ルール”が徹底されてくるようになると、会議に臨む部下のスタンスに少しずつ変化が現れます。私のチームでは、週1回の定例会議において、現在発生している未解決事案の確認をします。
今までは部下が案件の内容を把握していないケースが多く、会議の中で「ああでもない、こうでもない」と議論しているうちに時間が経過するケースが多くありましたが、“会議1時間厳守ルール”の浸透で、部下が内容を把握して会議に出席するようになり、随分と時間を短縮できるようになりました。
「○月○日までに処理します」と宣言
また、未解決事案の期日も、具体的な期日を指示するようにしています。「今月中に処理します」ではなく、「○月○日までに処理します」と部下自身に期日を宣言させて、次回の会議ではその結果を確認する、という運営をしています。そうすることで、会議の中で議論する時間が削減できるだけでなく、未解決事案の処理スピードも上がります。
私のチームでは、最近、リアル会議にZoomの画面共有を使った方法を取り入れています。パソコンを使った会議方式は以前から導入していましたが、部下によって目的のサイトにアクセスする時間に差があったり、“迷子”になる部下がいたりと、議論以外の時間ロスが発生していました。
リアル会議でも、Zoomの画面共有機能を使えば、PC操作するのは発表者のみで、その場にいる全員が同じ画面を見て時間差なく議論できるので、かなりの時間短縮が図れます。
会議の時間に厳格なルールを設けて、部下の緊張感が途切れない、中身の濃い会議をつくり上げてください。
