細切れ時間をどう活用しているか？

▼太田彩子さんのメソッド

iPadとiPhoneをフル活用。「スケジュール管理のストレスがなくなりました」。

私にとって隙間時間は“ToDo仕分け”の時間です。先にお話ししたようにToDoが発生するとすぐスマートフォンを取り出し、「Nozbe」というToDo管理ソフトに入力していますが、その時点では期限を決めていません。そこで隙間時間を使い、それぞれのToDoをいつ処理するかを整理するのです。

整理の方法は、ToDoにマークをつけるだけ。たとえば「誰かに電話する」というToDoには「移動中」マークをつけます。道を歩いているときに「移動中」のリストを見れば、「歩きながら○○さんに電話しよう」と処理できます。マークは自作で、ほかには「出張先の朝」（滞在先ホテルの“朝活”で終わらすもの）「easy」（時間場所を問わず1分以内で片付くもの）「オフィス」「自宅」などがあります。コツは、時間だけでなく場所のマークを用意すること。場所を想定していないと、「時間はあるのに、出先で資料がない」といった事態を招きかねません。外回りや出張の多い人には、ぜひ覚えておいてもらいたいテクニックです。

急なキャンセルなどで時間ができたときには、「someday」（緊急度が低いが、いずれやる必要があるもの）マークをつけた仕事を片付けていきます。交通費の精算といった雑務や、締め切りがずっと先にある原稿の執筆などがこれにあたります。急に時間ができると、その日やるべきToDoを前倒しでやる人も多いですが、こうした機会を活かして緊急度の低い仕事を処理していかないと、いずれは緊急度の高い仕事に変わってスケジュールを圧迫し始めます。「someday」は後回しにできる仕事ではなく、時間ができたときに優先的に片付けるべき仕事だととらえるべきでしょう。

太田彩子（ベレフェクト代表取締役）
早稲田大学卒業後、リクルートに入社。企画営業として社内MVPを3度受賞。2006年ベレフェクト設立。現在は女性営業の育成に特化したコンサルタントとして活動。支援した女性は4万人以上。著書は『1億売るオンナの8つの習慣』ほか。