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一生懸命、丁寧に書いているのに、次につながらない手紙やメールが多い。商売を広げる文章と、ごみ箱行きの赤点文章の違いは何か。
一歩間違えるとさらなる惨事に
ビジネスにおいて謝罪が必要となった場合、スピードが重視される。だからまずは謝罪する意思があるということを端的にまとめたメールを送ることが必須で、手紙はそのあとだ。
手紙では、まず、申し訳なく思っていることを伝える。そのうえで、対象と自分の責任の範囲を明確に示す必要がある。「○○について、わが社がご迷惑をおかけして、申し訳なく思う」とはっきりと述べる。
補償については、最終的には交渉で決めることではあるが、補償の意思があり、近々お話に伺いますと書いてあれば、もらったほうは安心できる。
詫び状におけるNGの代表的なものが、「言い訳状」になってしまっているもの。手紙においては自分の責任を明確にし、その部分についてきちんと謝罪の意思を示し、それ以上のことはぐちぐち言わない。また、補償対象が複数にまたがっている際に、相手先によって補償内容を変えて「この件はご内密に」と伝えるのは不誠実な印象を与えるので厳禁だ。
北尾吉孝社長が添削！ 「謝罪の意が伝わる」詫び状
【×BEFORE】
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詫び状
詫び状
（1）どのような不具合があったのか不明瞭であり、責任の範囲と所在が伝わらない。
（2）自社の責任がどこまでかを明確にするだけでよい。ぐちぐちとした言い訳は不要だ。
（3）「口外しないで」「内密に」と言うのは逆効果。ますます不信感が募っていく。
【○AFTER】
（1）どのような不具合があり、何に責任を取ると言っているのかが明確でいい。
（2）どのような補償をするのか決めるのに、時間がかかる場合もある。そんな場合でも、補償をする意思があることを伝えれば、相手も安心できる。
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（唐仁原俊博＝構成 的野弘路＝撮影）
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