要約は、文章を単に短くすることではない。相手が望む情報を、相手が望むボリュームで的確かつ簡潔にまとめる究極の技術である。

要点上手は、ビジネス上手

要領よく要点をまとめる能力はビジネススキルの1つだと、よく言われる。要点をまとめるのが上手な人と、いつも要領を得ない文章を書く人がいたとする。どちらと商談をしたいかといえば断然、前者だろう。

要点をまとめるのがヘタな人が相手だと、余計なやりとりが増える分時間もかかるし、誤解によるトラブルが生じるリスクも高まる。

では、要点をまとめるのがうまい人とヘタな人は何が違うのか。ネットニュース編集者の中川淳一郎さんは、次のように解説する。

「一言で言うと『相手の興味関心に沿う意思があるかどうか』です。要点をまとめるのがうまい人は相手の意向を重視する。相手が欲しい情報を、相手が理解しやすい形で伝えようと工夫しています」

要領を得ない人の多くは、相手の気持ちや状況はお構いなし。結果、自分の都合を押し付けることになり、より一層伝わりづらくなるという。

「要約というと、テクニカルなイメージを抱いている人が少なくありません。でも、どんなに素晴らしい要約も、相手が求めている情報とかけ離れていたら評価されません」

たとえば、ネットニュースの世界では「短い文章が好まれる」とよく言われる。しかし、当然ながら、単に短いだけではアクセスは稼げない。ネットユーザーが好む話題を、好む文脈に沿って短くまとめるからこそ、アクセスにつながるのだとか。

では、どうすれば相手が欲している情報を知ることができるのだろうか。

「まずは想像を巡らせる習慣をつけることが最初の一歩です。

たとえば、雑談のなかで『最近面白いニュースない？』と聞かれたら、相手の意図を考えてみる。一般的には会話のきっかけ程度。であれば、中身よりも迅速さを重視するのが正解でしょう」