【問3】複数の依頼内容をわかりやすく伝えてみよう
「取引先に打ち合わせの日程相談と展示会の案内をメールして」と後輩に頼んだところ、要領を得ないメールが送られてきました。以下のメールの内容を要約してください。
△△株式会社広報部の山田です。
昨日はお忙しい中、お時間をいただき、誠にありがとうございました。
ぜひ、早々に次のお打ち合わせをさせていただければと考えております。お打ち合わせの候補日ですが、社内で調整したところ4日午後は大丈夫なのですが、6日午前は難しく、それ以外の日程でしたら、ご希望に沿えるかと思います。
それから、今度じつは弊社の展示会がございまして、12月10日に東京ビッグサイトで開催予定です。
新製品の展示もありますし、一部商品は実際に体験していただけるゾーンも設ける予定ですので、もしお時間ありましたらぜひお立ち寄りいただけると幸いです。今度お会いしたときにでも、パンフレットをお渡しいたします。
そういえば、先日御社にお伺いしたときに、営業部の田中さんをお見かけしました。ご挨拶させていただきたかったのですが、田中さんも急いでいらしたようで、声をかけそびれてしまいました。よろしくお伝えくださいませ。久々にお会いできればと思っておりますのでぜひ田中さんにもお声がけいただけると幸いです。展示会にご来場いただける際は11月末までにお知らせいただけると大変助かります。
ではでは、どうぞよろしくお願いいたします。
【要約すると】

「打ち合わせの候補日は4日午前と6日午前以外。ちなみに12月10日に新製品展示会があります」

【解説】

思いついたことをダラダラ書くうちに、自分でも何を言いたいのかわからなくなってしまった典型例。「あと」「そういえば」が複数回登場したら、危険信号である。

また、1文が長くなればなるほど、伝わりづらさが増す。伝えるべき内容を整理したら優先順位をつける。1通のメールで複数の案件について送るとき個条書きも活用したい。