一生懸命、丁寧に書いているのに、次につながらない手紙やメールが多い。商売を広げる文章と、ごみ箱行きの赤点文章の違いは何か。

なぜ気持ちは伝わらないのか

メールでも手紙でも、ビジネス上のやり取りで一番大切なことは、要点が端的にまとまっていることと、目的が明瞭であることだ。私が社内の誰かにメールを出すときは、シンプルに「イエス」「ノー」といったことを伝える。もちろん社外や目上の人に対して便りを出すときには、丁寧な文章が必要になるが、その2点を念頭に置かなければ、どんなに言葉を尽くしても意味のある便りにはならない。

SBIホールディングス株式会社 代表取締役執行役員社長 北尾吉孝氏

メールと手紙をどう使い分けるかということで頭を悩ませる人も多いが、基本的にはどちらでもいいと思う。しかし早く自分の気持ちを伝える際にはメールが手っ取り早い。メールを頻繁にチェックされない方もいらっしゃるので、メールの後に手紙を送ったほうが確実だろう。

手紙を書くときに、字が汚いことを必要以上に恐れることはない。内容がしっかりしたものであれば、パソコンで書いて印刷したり、達筆な人に代筆してもらっても、十分に気持ちは伝わるものだ。ただし、どんな手紙であっても必ず署名だけは自筆で書くようにしたい。さらに自筆で一文付け足せば、気持ちはより伝わるだろう。

気持ちを伝えたいというのなら、重要なのは具体性だ。誰にでも通じるような文面では、読み手にとっては何の引っかかりもないものになる。心をこめて、特定の人に向けて書いたのだということを示したければ、具体的な内容が必要となるのだ。

どんな気持ちを伝えたくて手紙を書いたのか、相手に間違いなく伝わるようにするのが手紙の極意だ。長々と文章を書き連ねればいいというものではない。余計な要素を排し、内容のある文章を2、3枚程度にまとめるのがいいだろう。ちなみに私は感動した手紙や、ぜひ部下に見せたいと思った手紙は手元に取っておくことにしている。

今回、挨拶メールの文例を私が添削したので、参考になれば幸いだ。