マイページ
「頭の中の在庫」を3分で書き出す
仕事をしていて、あれこれとやらなければならないことがたまってくると、心が動揺してイライラし、「今、何をやるべきか」を判断できなくなってしまいます。
その結果、優先順位を間違えて「こっちをやるべきだった」「これを忘れていた」「どれから手をつければいいのだろう？」などとパニック状態に陥ってしまいます。
人は、「忙しい」と「忘れる」ことも増えます。どちらも「心」を「亡」くした状態だといわれます。心をなくしてしまうのは、頭の中の整理ができていないからです。
そうならないために、まずは3分間で「頭の中の在庫」を、紙の上に書き出してみましょう。
この時点では、優先順位づけや並べ替えは不要です。頭の中を空にするためのリセット行動として、心を空の状態にして一気に書き出すのがコツです。
まずは紙とペンを用意し、思いついた順に「頭の中の在庫」をどんどん書いていきます。リスト化や優先順位づけ、きれいにまとめる作業などは後回しにして、思いつくままにすべて書き出します。この作業はパソコンで行っても構いませんが、「手書き」のほうが、頭に浮かんだ順に書き出しやすくなります。
こうして頭の中のタスクをすべて視覚化したら、優先順位づけと並べ替えを行います。書き出した項目を「今すぐやる」「今週中にやる」「人に頼む」などと仕分けをして、優先度の高いタスクだけを「今日、やるべきこと」として確定させましょう。
この「頭の中の在庫」の書き出しを行うことで頭の中がすっきりし、焦りや不安も解消され、冷静にものごとを判断できるようになります。
最優先で取り組む「2分ルール」
ビジネスパーソンの間でよく知られているタスク管理術の1つに、GTD（Getting Things Done）の「2分ルール」があります。これは、「2分以内で終わるタスクはToDoリストに入れず、その場で即座に処理する」という手法です。
しかし、この2分ルールには、目の前の重要な作業が中断される、際限なく小さな仕事に追われるといったデメリットも存在します。そこでおすすめなのが、2分で終わる仕事を「午前中にまとめて処理する」という方法です。
細かい仕事が頭の中に残っている状態は脳のメモリを圧迫するため、それらを朝一番に吐き出すことで頭の中が軽くなります。また、「午前中に小さなタスクをまとめて完了させた」という達成感がモチベーションアップにつながり、さらに午後からのメイン業務に集中するためのウォーミングアップにもなります。
「2分ルール」の場合はリスト化を省きますが、「午前中」と時間を決めてまとめて作業する場合は、タスクをリスト化し、連続して処理することで達成感がアップします。
①タスクの書き出し……頭に浮かぶタスクをすべてリスト化。
②タスクのピックアップ……リストの中から「2分前後でできるもの」だけを抽出。
③まとめて処理……午前中の決まった時間に、それらを連続して一気に終わらせる。
これを行う際、「作業開始から30分以内」などと現実的なタイムリミットより少しだけハードな時間設定を行うと、「やる」と決めたタスクをゲーム感覚で集中して進められます。また、時間どおりに終えられなかったとしても、「短い時間に集中して処理できた」という達成感が、次のメイン業務へのモチベーションにつながります。
