｢丁寧な長文メール｣を書く人ほど仕事ができない…短くても伝わる"有能な人のメール文"に書いてある3項目

※本稿は、越川慎司『815社17万人を分析してわかった 会社から期待されている人の習慣115』（ダイヤモンド社）の一部を再編集したものです。

写真＝iStock.com／PeopleImages

※写真はイメージです

全ての画像を見る（4枚）

メールを返すのが普通より2.7倍早い

会社から期待されている人たちのメールを分析してみたところ、彼らの62％が、届いたメールに対して24時間以内に何かしらの返信をしているとわかりました。

「当たり前では」と思われるかもしれませんが、同じ調査に対する一般社員の結果は18％でした。

また、彼らは一般社員に比べてメールを返すのが2.7倍早いこともわかりました。一般社員が1通のメールを返すまでに10分かかるとしたら、期待されている人たちはその間に2.7通のメールを返している、ということです。

メールの重要度や業種業態・内勤・外勤によって返信スピードは大きく異なりますが、平均して比べると、期待されている人たちの返信がいかに早いかがわかります。

返信を待つ相手にとっては「返信が遅い＝頼りにならない人」という印象につながります。スピードは内容と同じくらい、信頼の指標になっているのです。

また、期待されている人たちは全受信メールの35％以上を、受信して15分以内に返信しています。

四六時中メールを見ているわけではありません。メールの処理に明確な仕組みを持って対応しているのです。彼らが徹底していた工夫は大きく4つありました。

①優先度を瞬時に判断し、2分で返せるものは即レス
②時間がかかる案件は、まず「受領・確認中・返答は○日まで」とだけ返す
③リモートワーク時は「24時間以内に一次返信」のポリシーを守る
④情報共有だけのメールには冒頭に「返不要」と明記

結論・根拠・依頼は5行以内

ある営業職の方は、以前は「夜にまとめて返す派」でしたが、取引先から「返事が遅い」と言われたことで、2分以内に返せるメールは即レス、それ以外の場合は「確認中、返答は明日午前まで」と送るようにしたそうです。

すると上司から「進捗を安心して任せられる」と評価され、昇進スピードが加速したと話してくれました。

メール本文の書き方にも共通点がありました。結論・根拠・依頼を5行以内でまとめ、読み手に余計な負担をかけないようにしていたのです。

あるIT企業のチームで、このルールを全員で徹底してもらったところ、平均返信時間が35％短縮し、催促メールは28％減少。さらに四半期後の調査で、頼れる人という評価が18％上昇しました。まさに、メールのスピードが評価を底上げしたのです。