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有能な人は「PRD」をはっきり書く
期待されている人の88％は、無視されたメールを振り返る習慣を持っていることがわかりました。件名、本文の長さ、送信時間、何が悪かったのか。返信がこなかったメールを分析して、改善の種に変えていたのです。
ある小売業の30代エースは、返信がこなかったメール10通を分析し、次の10通で改善を試したところ、返信率が62％から78％に上昇したと話していました。
催促メールの内容も改善したところ、返信率が20％向上したそうです。
彼らはメールにどのような工夫をしているのでしょう。期待されている人たちのメールをさらに分析してみると、読まれるメールの法則が見えてきました。
代表的なのがPRDルールです。下記の図にあるように、メールの本文で「Point：要点」「Reason：理由」「Deadline：期限」を明示的に盛り込む形式です。
また、以下の特長も判明しました。
・本文は一般社員より32％短い
・冒頭で結論を提示し、その後3点箇条書きで整理
・最後に「誰が・何を・いつまでに」を明記
メールが読まれやすい時間帯とは
とくに、「5分ほどの確認で済みます」と、所要時間を書き添えているメールは返信率がさらに上がっていました。
人は負担が見えない作業を先送りにする傾向があるため、想定時間を提示すると行動率が跳ね上がるのです。
送信タイミングにも共通点がありました。メールの開封率が最も高いのは「9時の始業前」「昼休み明けの13時半」「午後の会議が始まる前の16時台」。逆に昼休み直後や金曜夜は埋もれやすい。
期待されている人たちはこの事実を知っているため、月曜日の9時前に送信予約をする習慣を持っていました。
期待されている人たちは努力によってメールの質を高め、円滑かつ的確な連携を実現していたのです。
