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仕事の速い人とそうでない人はどこが違うのか。習慣形成コンサルタントの吉井雅之さんは「仕事を始める前のちょっとした行動で差がつく。たとえば朝メールを開いたら、内容を確認するより先に“仕分ける”のがおすすめだ」という――。
※本稿は、吉井雅之『3分だけやれる人はうまくいく』（ソーテック社）の一部を再編集したものです。
メールを開いたら30秒で仕分け
よくある「メールチェックは一日3回」といった時間管理術は、実際の現場では機能しないことがあります。
多くのビジネスパーソンは、メールを「読む時間」ではなく、「どうするか迷っている時間」に多くのエネルギーを奪われています。
もっとも非効率なのは、「メールを開く」→「じっくり読む」→「“あとで考えよう”と閉じる」→「午後に開き直して、また一から読み直す」というパターン。
これでは、いくら時間があっても足りません。この「読み直しのロスタイム」と「保留による認知負荷」が、業務効率を低下させています。
この状態から脱却するために必要なのは、「一日3回」といったタイムマネジメントではなく、メールを開いた瞬間の判断基準である「仕分けルール」です。
朝の出勤時、メールを開いた瞬間にあなたがすべきことは「内容の吟味」ではありません。30秒以内に、次の3つのどれかに仕分けることです。
①即対応……YES／NOで答えられるもの、日程調整の確定など、その場ですぐに返信できるものは、即座に送信して受信トレイから削除。
②あとで対応……企画の検討、データの集計、他部署や外部への確認といった、自分の頭や手を動かす必要があるものは、要件だけを把握して「ToDoリスト」へ移動。
③捨てる……返信や検討が不要なメールは削除。
これを徹底し、「二度と判断をためない仕組み」を構築することで、無駄な「どうするか迷っている時間」を減らすことができます。
