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脳の負担が激減する「外部記憶化」
重要なのは「考え続けない」ことです。
黒田昭彦『15分スケジュール すぐに成果を出す人の時間術』（明日香出版社）
タスクを頭の中に置いたままだと、「忘れないようにしよう」と脳がずっと気にかけて、無意識のうちに疲弊してしまいます。
しかし、一旦メールしてしまえば、あとで必ず見返せるという安心感が生まれて、脳の負担はグッと減ります。
これは「外部記憶化」と呼ばれる考え方に通じるもので、業務効率化の上級テクニックです。
たとえば、普段使っている手帳も予定を記憶するためのもので、頭の中で覚えていなくても手帳を見れば正確な予定が分かります。このような媒体を外部記憶装置と呼びます。
ただ、メモや手帳、ノートは書いた時点で満足してしまって、見返すことを忘れがちです。
また、メモは失くしてしまう危険性もありますが、メールは未読分がすぐに分かります。
自分からのメールに注意を払うようにしておけば、忘れてしまうというリスクはかなり軽減されます。
確認タイムを決めると業務リズムが整う
なお、この自分宛メールは、1日の中で「確認タイム」を決めておくとより効果的です。たとえば昼休み前や夕方の業務整理のタイミングで、自分宛のメールをまとめてチェックして、必要に応じてTODOリストなどに移します。
こうすれば、対応の抜け漏れも防止できて、1日の業務リズムも整いやすくなります。
すぐ対応する必要はないが、忘れてはいけない。そんな割り込み案件は、頭に置いておくのではなく自分宛にメールを入れることで、一旦忘れて脳の負担を軽くしましょう。
そうすれば、集中した状態は守られて、仕事の質もスピードも落ちることはありません。
割り込み案件は、自分宛にメールを入れる。
