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慎重に相手にあわせて言葉を選ぶ
郷に入っては郷に従えということわざがあります。他郷へ行った際にはその土地の風習や習慣に従うのがよいという意味ですが、業界や企業にはそれぞれ習慣や作法のようなものがあります。
たとえば、鉄鋼業、建設業、製造業、電力会社など、危険な作業を伴う現場では「ご安全に」という言葉が挨拶として広く一般的に使われています。
要は、メールの文章は短く、箇条書きのように端的が良いか、丁寧な言葉遣いにすべきかは相手先によるということです。
「自分が伝えたいこと」ではなく、「相手がどう受け取るか」に意識を向けることが大切なのです。
メールをすべて簡単に略式ですませることは、時短と効率化には少しそぐわないのだと思っていた方が安全です。
余計な摩擦が起こっては、それに対処する無駄な時間が増えてしまいますし、最悪の場合は私のように相手の怒りを買ってしまうかもしれません。
信頼のあるやりとりこそが、最も効率のよい仕事につながるということを忘れずに、最初は一番丁寧な形式で、その後は相手がよく使う言葉遣いで相手に合わせていきましょう。
これは、メールだけではなく商談の時の言葉遣いや資料の文面なども同じです。
役職でお呼びするのか、さん付けなのかも自社の文化で接すると思わぬ反感を買うかもしれません。
慎重に相手にあわせて言葉を選んでいきましょう。
割り込み案件は即自分宛にメールする
業務の切り替えコストは高くつくので、なるべく防止したほうがいいです。
しかし、業務中は、頻繁に色々な連絡や依頼が入ってきます。別に今すぐ片付ける必要はないのかもしれませんが、気になってしまうことも確かです。また、気持ちがそちらに少しでも向いてしまえば、集中は乱れてしまいます。
せっかく、脳に負担をかけないようにスケジュールを組み、段取りを立てて業務に集中しようとしているのに何とかならないものかとも思ってしまいます。
では、業務中に来る様々な連絡や依頼に上手に折り合いをつけて、集中するためにはどうすればいいのでしょうか。
脳に負担をかけないように、そのような割り込み案件は、今すぐ対応しなければならないトラブル対応でもない限りは、自分宛にメールを入れて一旦忘れるようにします。
たとえば、電話や口頭で依頼されたこと、ふと思いついたり思い出したことなどは、その場で自分宛にメールで送っておきます。
タイトルは簡潔に「○○対応」「△△資料作成メモ」などあとで思い出すことができればOKです。
そうしておけば、対応漏れを防ぎつつ、脳内のメモリーからその情報を消すことができます。
