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仕事効率を上げるには、どんなメールを心掛けるといいか。営業コンサルタントの黒田昭彦さんは「メールの文章は短く、箇条書きのように端的が良いか、丁寧な言葉遣いにすべきかは相手先による。『自分が伝えたいこと』ではなく、『相手がどう受け取るか』に意識を向けることが大切だ」という――。
※本稿は、黒田昭彦『15分スケジュール すぐに成果を出す人の時間術』（明日香出版社）の一部を再編集したものです。
余白のない納期が自分を追い詰める
仕事を受ける際には納期を決めますが、ここでよくやってしまうのが、余白のないスケジュールで約束してしまうことです。
2日でできることであれば、2日後で約束してしまうことが多いかも知れませんが、仕事を引き受けた後に緊急の要件が入ってきたり、予想以上に時間がかかってしまうことはよくあります。
さらにいえば、いつから取り掛かれるのか現状のスケジュールの混み具合も確認しておかなければ、後でしまったと後悔することになってしまいます。
もちろん、もっと早くできるのに余裕のある納期で返事をするのは、何となく心苦しい気持ちになるかもしれません。ただ、予定通りに進んだら早く出すわけですからそこまで気に病む必要はありません。
依頼者には、提出前の期待値で喜ばせるのではなく、提出後の結果で喜んでもらえばいいのです。
ちょっとしたテクニックでいえば「いつまでに、できますか？」の問いには、逆に「いつまでに提出すると大丈夫ですか？」「その日までにというのは、会議か何かご入用のタイミングがあるのですか？」とマストの〆切なのか、単なる希望なのかも確認しておきましょう。
そうすれば、できるだけ3日後までに提出しますが、念のため4日後を〆切日としてくださいとするなどして、少し余裕をもって仕事をすることが可能となります。わざわざ、〆切を早くして、自分の首を自ら絞める必要はありません。
