[10] つい電話が長くなってしまうが、どうすれば短くできるか

長電話は非効率の象徴である。

堀義人さんは「電話はなるべく、1日1～2件くらいにして、あとはメールで済ませるようにしています。電話をするときも、相手は忙しいだろうと考えて、1～2分で要件だけしか話さないようにしています」という。

横田雅俊さんの分析によれば、「電話で一番無駄が多いのが『そういえば』」だ。話しているうちに「あ、そういえば……」と別の用事を思い出して、どんどん通話時間が延びてしまう。

「折り返しの電話を待っている時間もムダですね。私の場合は、こちらのペースで仕事がしたいので、『折り返し電話をいただけますか』とは絶対にいいません。そういうときは私のほうからかけなおします。仕事では自分が主導権を持つということが大事なのです。もちろん、相手に失礼がないように気をつけています」

横田さんは「電話を効率化するために話すべきことを事前にメモしておくこと」と「集中を途切れさせないために、1日のうちに電話する時間帯を決めておくこと」を提案する。