シーン2：納期遅れをお詫びする

【BAD MAIL】

図を拡大
BAD MAIL／GOOD MAIL

［A］件名を明確に……件名で何の用件かすぐにわからないのはNG。
［B］長文は逆効果……結論を先送りし、だらだらと長文で経緯を並べ立てたり、不可抗力であるかのような書き方はNG。言い訳やごまかしととられ、心証が悪い。
［C］判断を求めてはいけない……「いかが」かと問われたら、「ダメ」と言いたくなるのが心情。納期が遅れるのは動かせない事実なので、相手にいいか悪いかを確認してもはじまらない。「遅れ」「お詫び」などでは、まず電話で相手に伝えるのがマナー。
［D］マークに注意……署名で気をつけたいのが、マークの種類。お詫びなどのメールなのに、音符やハート、星などでは、誠意がないと取られかねない。無機質なマークで構成するほうが無難。

【GOOD MAIL】

［A］事実関係を明確化……どのような遅れであったのか、事象といきさつを明記して謝罪するのがマナー。ただし、お詫びなどはメールの前に必ず電話で説明し、改めてメールするのが基本。
［B］お礼＆今後の対応……まず本件に対する相手の対処へのお礼を述べる。さらに今後の対応策を記して深い反省の姿勢を示す。
［C］関係継続のお願い……特にお詫びメールの場合は、今後も取引をお願いする文章を添えること。
［D］最後にお詫びを……お詫びの重要度に合わせて、最後にもう一度お詫びの言葉を入れてまとめる。重要度の低い謝罪であれば「今後ともよろしくお願いいたします」でも問題ない。