「とりあえず出席しておいて」は不要
あなたがチームの長で決定権があるなら、この際、無駄な会議はなくしていきましょう。部下に指示や方針を伝えたり、報告を上げさせたりするだけなら、もはや会議である必要すらありません。情報伝達ツールで共有すれば十分です。
参加者も絞り込みましょう。多くの職場では少しでも関係がありそうだと「とりあえず出席しておいて」となりがちですが、会議に真に必要なのは「提案する人」と「意思決定する人」のみです（それ以外のスタッフには決定事項だけを共有すればよい）。
そもそも会議とは組織に到達したい理想があり、それを実現できていない現実があり、その間をいかに埋めるかを決定するためにあるものです。チームがどうやって溝や壁を越えていくか、そのためには誰の意見を聞くべきか考えて、必須のメンバーだけを招集します。
イケてない不毛な会議にありがちなこと
そこで決まった方針に従ってチームは一丸となって進みますが、会社組織の場合は役職によって役割分担ができているので、意思決定の場に全員が必須なわけではありません。必要以上に参加者がいると、会議もその後の作業も効率が落ちます。
会議には、独特の「重力」が存在します。この重力は、会議を停滞させ、議論を本筋からそらせ、堂々巡りに陥る方向に作用します。誰かが意識して支えなければ、会議は重力に引き寄せられ、発言が止まってしまったり、特定の人だけが話し続けて場がシラケたりします。これを防ぐためには、会議には明確な「型とルール」が必要です。
イケてない会議でありがちなのは「特定の人ばかりが一方的に喋って、他の参加者は聞くだけ」というものです。職場では役職最上位のリーダーが仕切ることが多いと思います。
最終的に意思決定する人と会議を取り回す人が同じだと、他の参加者は「結局はあなた（意思決定する人）の思い通りになるんでしょ」と発言する意欲を失い、受け取るだけになってしまいます。そうならないためには「司会」と「意思決定する人」はきっちりと分けるべきです。