短い文面でコンパクトに要件を伝える
仕事の通信手段としては、メールよりもチャットの方が効率がいいと思います。
チャットであれば、コミュニケーションが完了するまでの時間が、メールよりも2～3倍は早くなります。
社内や先方の都合でチャットを導入できない企業もありますから、ここではメールに絞って初速を上げるためのテクニックをお伝えします。
メールのポイントは、「伝える」ではなく、「伝わる」を重視することです。
「伝える」ことにウエイトを置いてしまうと、説明の文章が長くなって、相手に意図が伝わり難いだけでなく、最後まで読んでもらえなくなる確率が高まります。
最悪の場合は、読まずにスルーされてしまうこともありますから、資料作成と同じように、短い文面でコンパクトに要件を伝えることが大切です。
仮説を立てメールの回数を減らす
「メールに時間を取られて、仕事を圧迫している」というのは、ビジネスパーソンに共通する悩みのタネです。
その一番の原因は、「質問を送信」→「答えを受信」→「また質問を送信」→「また答えを受信」……という無限地獄のようなメールのラリーを延々と繰り返していることにあります。
ムダなラリーを断ち切るためには、相手に求めるアクションは一気に伝えることが大切です。
若手のビジネスパーソンには、「一問一答」というか「一メール一問」を習慣にしている人がたくさんいますが、これがラリーが延々と続く原因となっています。
「今回お聞きしたいことは3つです」と質問を先に書いて送れば、相手も返答しやすくなり、メール作成で貴重な時間を奪うこともなくなります。
メールの回数を減らすためには、ここでも仮説を立てることが役に立ちます。
「こういう質問をしたら、相手はこう返してくれるだろう」ということを先に考えて、それを導き出すために、質問項目を工夫すれば、メールにかかる時間を大幅に短縮することができます。