これでダメ上司の下でもストレスフリーで仕事できる…成果を出し続ける人がやっている魔法の声かけ ｢1分だけチェックしてもらっていいですか｣

成果が出ない人のメールに共通する特徴

メール件数の多い人は、管理職を含めてほとんどがスレッド表示（件名ごとにグループ分けされている表示方法）に設定していますから、やり取りの途中で件名を変えてしまうと、該当メールを探し出すのに時間がかかってしまいます。

送り先が上司の場合は、これまでの経緯を一覧で確認する必要がありますから、件名の途中変更はNGと考える必要があります。

件名は「顧客名」や「プロジェクト名」にしておけば、どの案件についてのメールなのか、すぐに判断することができます。

成果が出ない人のメールには、「クロスリバー越川です」というような件名をつけているケースが少なくありません。

それは件名ではなく、単なる自己紹介ですので、すぐにやめることが大切です。

率先して要件を箇条書きにできるか

メールは文字数が増えるほど、最後まで読んでもらえる確率が低くなりますが、どんな件名であっても、冒頭の文面だけは閲覧率が高いことがわかっています。

この冒頭部分に、「何についてのメールなのか？」、「相手に求めるアクションは何か？」など、メールの重要ポイントを100文字程度でコンパクトにまとめておけば、相手の理解を早めることができます。

「先日は、ありがとうございました。表題の議事録について、明日5時までにご確認ください」

まずは冒頭で一番大事な要件をできるだけシンプルに伝えて、それ以外のことは1行空けて、次の段落に書いておけば、無用な混乱を回避できます。

だらだらとした長文が続くと、読むことが大変なだけでなく、返信にも時間がかかりますから、あくまでもシンプルな文面を心がけることが大切です。

越川慎司『仕事は初速が9割』（クロスメディア・パブリッシング）

メールの文面が長くなるのを防ぐためには、できるだけポイントを整理して、要件を箇条書きにすることが大切です。

簡潔な箇条書きにして番号をつけておけば、その後のメールや打ち合わせの際にも「メールの③番に書いた件ですが」と伝えれば、混乱なく情報交換ができます。

情報交換が多くなりそう案件ほど、箇条書きが効果を発揮します。

こちらが率先してメールの文面を箇条書きにすれば、相手も箇条書きで答えてくれますから、お互いのメールを読むスピードが早くなって、作業効率が高まります。