これでダメ上司の下でもストレスフリーで仕事できる…成果を出し続ける人がやっている魔法の声かけ ｢1分だけチェックしてもらっていいですか｣

短い文面でコンパクトに要件を伝える

仕事の通信手段としては、メールよりもチャットの方が効率がいいと思います。

チャットであれば、コミュニケーションが完了するまでの時間が、メールよりも2～3倍は早くなります。

社内や先方の都合でチャットを導入できない企業もありますから、ここではメールに絞って初速を上げるためのテクニックをお伝えします。

メールのポイントは、「伝える」ではなく、「伝わる」を重視することです。

「伝える」ことにウエイトを置いてしまうと、説明の文章が長くなって、相手に意図が伝わり難いだけでなく、最後まで読んでもらえなくなる確率が高まります。

最悪の場合は、読まずにスルーされてしまうこともありますから、資料作成と同じように、短い文面でコンパクトに要件を伝えることが大切です。

写真＝iStock.com／fizkes

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仮説を立てメールの回数を減らす

「メールに時間を取られて、仕事を圧迫している」というのは、ビジネスパーソンに共通する悩みのタネです。

その一番の原因は、「質問を送信」→「答えを受信」→「また質問を送信」→「また答えを受信」……という無限地獄のようなメールのラリーを延々と繰り返していることにあります。

ムダなラリーを断ち切るためには、相手に求めるアクションは一気に伝えることが大切です。

若手のビジネスパーソンには、「一問一答」というか「一メール一問」を習慣にしている人がたくさんいますが、これがラリーが延々と続く原因となっています。

「今回お聞きしたいことは3つです」と質問を先に書いて送れば、相手も返答しやすくなり、メール作成で貴重な時間を奪うこともなくなります。

メールの回数を減らすためには、ここでも仮説を立てることが役に立ちます。

「こういう質問をしたら、相手はこう返してくれるだろう」ということを先に考えて、それを導き出すために、質問項目を工夫すれば、メールにかかる時間を大幅に短縮することができます。