メールも箇条書きにするとわかりやすくなる
論述の順序は大きく以下の2つに分けられます。
（1）オーソドックスなスタイルは、最初にリード文、あるいはイントロダクションを書き、最後に結論を書きます。
（2）これとは逆に、「最初に結論を書き、それから理由を書く」というスタイルもあります。「最初に疑問、あるいは問題を提示し、それから種明かしを書く」というスタイルもあります。これは、読者を逃さないための工夫です。
どちらをとるかは、場合によって選択するのがよいでしょう。なお、論述の順序として「起承転結」がよい、といわれることもあります。しかし、通常の論述文にそのような構成は必要ありません。むしろ、「転」で話の筋道がそれまでから変わってしまうと、読者はまごつく場合が多いと思います。
箇条書きにすると、分かりやすくなります。メールの場合はとくにそうです。どこで改行するかも重要です。昔の文章では、1ページにわたって改行せずに続いているようなものがありますが、これでは読むのが大変です。その反対に、最近のウエブの文章は、文章ごとに改行しているものもあります。しかし、これではかえって読みにくくなってしまいます。
繰り返しや重複は避けたいものです。しかし、根絶は難しい課題です。頭の中に考えが残っているために、どうしても繰り返し出てきてしまうのです。
仕上げは「文頭・文末の表現の重複」確認
いったん書いた文章は、何度も推敲する必要があります。話の進め方は適切か？ 表現は分かりやすいか？ などをチェックするのです。
このために特別の方法はなく、読むだけでよいと思います。文章を作り上げる作業に比べれば、ずっと楽です。
仕上げとしては、「文頭や文末に同じ表現が続いていないか？」をチェックします。「データなどを更新しようと思いつつ、そのままにしていた箇所はないか？」のチェックも重要であり、あれば、データを最新のものに更新します。
なお、私は、文章を書いているとき、後で見直すべき箇所やデータを入れるべきところに、＊＊＊などの符号をつけています。文章を書いているときに、こうしたことをいちいち調べるのは面倒だからです。後でまとめて見直せば、精神的に楽です。