午前はコミュニケーションに集中

ぼくは日本で働いていたとき、「ミーティングが点々と設定されていて、まとまった作業時間を確保できない」とよく悩んでいた。ミーティングが終わると、次の予定まで1、2時間の「フリー」の時間があるのだが、なかなか集中力を切り替えられない。やっと集中力が上がってきた、と思ったらもう次のミーティングまであと5分……そんなことが多かった。同じ悩みを持つ人も多いのではないだろうか。

これを解消したのが、ミーティングを「まとまった時間帯に寄せる」という方法だった。超具体的に言うと、午前中に可能な限りすべての予定を詰め込んでしまうのだ。

周りのエンジニアやプロダクト・マネージャーたちは、午前中をとにかくコミュニケーションに充てている。朝7〜12時ぐらいまでは、ひっきりなしにミーティングやオンライン会議が続く。メールやメッセージの往復も頻発する。こちらがメールを送れば、返事がすぐ飛んでくる。だからオフィスの空気も自然とガヤガヤしているし、みんながバタバタと動き回っている。

定例会議も基本的に午前中に組み込まれている。ぼくの場合は、日次のエンジニアとの進捗確認ミーティング、週次のプロダクト・マネージャーチームのミーティングがある。

またぼく自身の主催で、朝の時間帯にプロダクト・マネージャーとエンジニアチームの情報共有を促すミーティングを運営している。個別のコミュニケーションも午前中にまとめて片付ける。メールとメッセージはできるだけこの時間帯に返すし、誰かにお願いしたい仕事もこの時間帯に投げておく。

「まとめる」ことで生産性が上がる

要するに、午前中は「チームとの必要なやり取りを一気に片付ける時間」として使っている。ミーティングが無造作に散らばっていると、集中して作業をするまとまった時間が生まれにくい。会議と会議の間に30分とか1時間だけ時間が空いたとしても、その短い時間でまとまったアウトプットを出すのは難しいだろう。

だからこそ、コミュニケーションを先にまとめて片付けておく。そうすれば午後は、資料作成やデータ分析といった深い作業に時間を使える。それにより、作業効率が圧倒的に良くなる。さらに、これは実際にやって強く感じたことだが、ミーティングはまとめることで、生産性が上がる。というのも、対話と意思決定が連続することで、脳が「人と話す」「意見を聞く」「瞬時に判断する」というモードにうまくチューニングされるからだ。

よく、会議が後半になってきてやっと集中力が高まり、議論が活性化することはないだろうか？　ぼくはあった。反対に、最後までなんとなく気持ちが乗らずに終わってしまった会議も数知れない。でもミーティングを午前中にまとめるスタイルに変えてからは、自然と最初から会議に集中できるようになった。結果的に会議中のパフォーマンスが上がった。