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※本稿は、深谷百合子『「この型」を使って○○をわかりやすく説明してください。』（SBクリエイティブ）の一部を再編集したものです。
気を使う「催促の連絡」
Q.1 「期限が過ぎても依頼した資料の提出がない」ため、催促の連絡をしてください
取引先に依頼した資料が、期限が過ぎても提出されていません。あなたは催促の連絡をしようとしています。どのように連絡しますか。まずは実際に考えてみましょう。
一度連絡した内容を、相手に再度連絡するケースはいろいろあります。重要な会議やイベントの開催が迫ってきたとき、資料の提出期限が迫ってきたとき、商談の予定日が近づいてきたときなどです。「うっかり忘れていた」「日にちを勘違いしていた」ということのないように、再確認の連絡をするのは大切ですよね。こうした再確認の連絡のなかで、最も気を使うのが「催促の連絡」ではないでしょうか。
次のような催促は、相手を不快にさせてしまう可能性があります。
相手を不快にさせてしまう催促の例
先日お願いしました資料の件、提出期日が過ぎましたが、まだ届いていません。
いつ頃ご提出いただけますでしょうか。
相手を立てながらこちらの要望を伝える
このように直接的な表現で連絡してしまうと、相手は責められているように感じます。たとえ相手に非があったとしても、相手が不快な思いをしてしまったら、今後の関係性にも影響を及ぼしかねません。今後も良い関係を保てるよう、相手を立てながらこちらの要望を伝える工夫が必要です。
そのときに使えるのが「用件→状況→要望→配慮」の型です。
「用件→状況→要望→配慮」の型を使って催促の連絡をした例
【用件】【再確認のお願い】□□に関する資料の件について
先日お願いしました資料提出の件で、再確認のお願いです。
【状況】○月○日の時点で、まだ届いていないようです。
【要望】○月中に社内決裁を進めてまいりたく、○月△日までにご提出いただけると助かります。
【配慮】なお、本メールと行き違いになっておりましたら、ご容赦くださいませ。
お忙しいところ恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。
まずは何の用件なのかを伝えます。メールで送る場合は、件名でわかるようにしておきましょう。最初に伝えることで、相手に思い出してもらいます。
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