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相手の不安を先に取り除く
「用件→理由→依頼内容」の型を使って依頼した例
初めてメールを差し上げます。
○○会社の□□と申します。
【用件】このたび、当社の社内研修で講演をお願いできないかと思い、ご連絡いたしました。
【理由】△△様のご著書『○○○○○』を拝読し、「現場の声に寄り添ったリーダー育成」のお考えに深く共感しました。
当社では現場力の強化を重点課題に掲げ、取り組みを進めております。そこで、△△様にご講演をお願いし、現場リーダーの指導力アップにつなげたいと思った次第です。
【依頼内容】お願いしたい内容は下記のとおりです。
※日時、場所、対象者などの情報と相手にお願いしたいことを整理して伝える。
ポイントは「なぜあなたにお願いしたいのか」を自分の言葉で伝えることです。そのためには、相手のことを下調べしておく必要があります。
面識のない人から依頼を受けた相手は、「なぜ自分なのか」「どこで自分のことを知ったのか」と不安に思うものです。その不安を先に取り除くことで、相手も心を開き、「この人の話なら聴いてみよう」と思ってくれるようになります。
「断られた経験」から学んだ
私も面識のない会社へ取材の申し込みをすることがあります。その際には、「どこに興味があって取材したいと思ったのか」「取材で何を伝えたいのか」を具体的に伝えるようにしています。また、「相手が不安に思うこと」も最初の依頼の時点で伝えています。
たとえば、「取材記事が掲載されるのは、どのような媒体なのか」「記事の内容を事前にチェックできるのか」「金銭のやりとりはあるのか」といった内容です。これは、取材を始めたころ、「断られた経験」から学んだことです。
「あなたにお願いしたい」と思った理由をしっかり伝えておくと、「血の通った」やりとりになるように感じます。そして、実際に顔を合わせたときには、もう関係性ができている状態になっています。
