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相手に配慮した表現で締めくくる
その後、現在の状況を「事実」ベースで伝えます。ポイントは2つあります。
1 主語を「受け取りたいもの」にする
「（私は）まだ受け取っていない」「（あなたは）まだ送っていない」という表現より、「（資料が）まだ届いていないようです」のように、「受け取りたいもの」を主語にすると、相手を責めているような印象にならずにすみます。
2 断定的な表現にしない
「届いていない」というより、「届いていないようです」と推量の表現にすることで、催促のニュアンスが和らぎます。
そのうえで、こちらの要望を「お願い」という形で明確に伝えます。
最後に、行き違いになっている可能性も考慮して、相手に配慮した表現で締めくくります。
催促の目的は「遅れていることを指摘すること」ではなく、「相手に気持ちよく動いてもらうこと」です。そのためにも、「相手の立場を尊重した言葉づかい」「お願いしたいこと」「相手を配慮したひと言」を意識して連絡しましょう。
「顔」「体温」を感じられる依頼
Q.2 面識のない相手に「講演の依頼」をする連絡をしてください
今まで連絡したことのない人に依頼をするのは、緊張するものです。関係性がまだできていない相手に依頼する場合には、こちらの伝えたい内容を伝える前に「なぜあなたなのか」という理由を説明する必要があります。
事務的に感じられる依頼の例
初めてメールを差し上げます。
○○会社の□□と申します。
このたび、当社の社内研修で講演をお願いできないかと思い、ご連絡いたしました。
概要は下記のとおりです。
ご検討のほど、どうぞよろしくお願いいたします。
このままでも講演を依頼したいことは伝わります。言葉づかいも丁寧で、失礼な印象も与えません。ただ、これから関係を構築していこうとするのですから、依頼する側の「顔」や「体温」を感じられるほうが、相手に安心してもらえます。
そんなときに使えるのが「用件→理由→依頼内容」の型です。
