「シングルタスクでサクサク終わらせる」のが一番速い
大事なのは、できる限りシングルタスクでサクサク終わらせることです。
軽いタスクがあれこれ残っている状態で仕事をしていると、実際にはひとつの作業しかしていなくても、脳内で軽いタスクが気にかかりマルチタスク状態になってしまいます。これでは、重いタスクに集中できません。
せっかくやる気を出して取り組んでいる重要な仕事から、意識が引き離されてしまいます。一度途切れた集中力は、再度高めるのに時間がかかります。これを繰り返していては、仕事の効率は上がりません。
軽いタスクは、数こそ多いのですが、一つひとつはそんなに深く考える必要のない単純作業です。3分とか、5分とか、そういう短い時間で終わらせることができるものばかりです。
そこで、朝一とか、昼一とかのタイミングで、一息にまとめて終わらせてしまいましょう。そして、残りの時間は、重い仕事だけに集中していくのです。
軽いタスクは溜めずに「その場で終わらせる」
そうしたところで、突然電話がかかってきたり、メールが飛んで来たり、上司や先輩に声をかけられたりして、突然、軽いタスクが降ってくることもあります。
そういう軽いタスクが降ってきた場合に、お勧めなのは「その場で終わらせる」ことです。「今、これに集中しているからあとでやろう」と考えて先送りしていると、どんどんと軽いタスクが溜まってしまいます。
できる限り、その場、その瞬間に軽いタスクを終わらせるように心掛けましょう。
そもそも、電話やメール、あるいは話しかけられたというタイミングで、すでに集中力は途切れています。
どうせ集中できていないのですから、その場で、さっとメールを返す。さっと打ち合わせの時間調整をする。さっとコピーを取って上司に渡す。そんなふうに終わらせてしまいましょう。
そして、コーヒーを飲んだり、軽くストレッチをしたりして気持ちを一新したうえで、また元の重いタスクに戻り、深く集中して仕事を進めていくことをお勧めします。