独断で決めずにまずは相談をすること

ただし、このときに絶対に怠ってはいけないことがあります。

それは「上司や先輩に、確認すること」です。自分の独断で勝手にやらないと決めたり、部下や同僚に丸投げしたりしてはいけません。

「こういう事情で、こういう優先順位をつけていくと、これをやる余裕がありません」
「こういう理由で、このタスクは必要性が低いと思います」

などと、しっかり理由を伝えて、「やらないこと」または「誰かにお願いすること」についての承認を得るようにしましょう。

場合によっては、「スキルアップのために、あなたにやってほしいと思っているから、ほかの人に頼むのはダメ」などの理由を教えてくれるかもしれません。

その上で、「だから、ほかの○○の仕事は別の人に渡して、こちらをやってください」とか「納期を3日延ばすから、必ず自分でやってください」などの方針を上司が出してくれれば、目の前の仕事を減らすことにつながります。必ず、相談しましょう。

重要度・緊急度高い仕事は頑張りどころ

4．急ぎの仕事（緊急度：高）を片づける

さて、タスクリストが少し減り、気持ちに余裕ができたところで、緊急度の高い仕事（ⅰとⅲ）に着手します。ただし、ここでも、可能な限り「重要度が高いもの」つまり、「ⅰ」から終わらせましょう。

彼女のデスクトップコンピュータに座っている若い女性の写真, 彼女のトラフ深夜シフトを助けるためにいくつかのホットコーヒーを持っています
写真＝iStock.com／AleksandarNakic
※写真はイメージです

もし可能ならば、重要度が低いにもかかわらず緊急度だけが高い「ⅲ」は、先ほどの手順3のタイミングで「いっそやらずに済ませられないか」「誰かにお願いできないか」と考えておくとよいでしょう。

ただ、「ⅲ」は「ⅳ」とは違い、納期が迫っています。そのため、突然やめることはできないとか、急すぎてお願いする相手を見つけられないということも十分にあり得ます。

そのため、あきらめて自分でやってしまうことになりがちです（そうならないために、まだ納期に余裕がある「ⅳ」のうちに、リストから消すことが大切なのです）。

ここは頑張りどころです。全力で「ⅰ」「ⅲ」を終わらせてしまいましょう。もたもたしていると、「ⅱ重要度は高いが、緊急度は低い」の納期が迫ってきて、「ⅰ重要度・緊急度ともに高い」に進化してしまいます。

そうすると、また、時間に追われることになり、一向に仕事が楽になりません。