かつて外資系コンサルティング会社で働いていた岡田充弘さんは、「仕事ができる人ほどメールが淡泊だった」と言います。「お世話になっております」と「よろしくお願いします」を省略しても“感じのよさ”を出せるキラーフレーズとは――。
パソコンで複数のメールを送っているイメージ
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1日に数百件のメールを処理していた

私が会社員をしていた頃は毎日大量のメールを受け取っていました。

なかでも外資系コンサルティング会社に勤務していた時には、日に数百件のメールを受け取ることもありました。ショートカットキーを駆使して人よりは少しだけ速く処理できるとはいえ、さすがにそれだけの量になってくると、毎日メールに目を通すだけでも一仕事です。

起業してからは、会社や私の役割が変わったこともあって、そこまでの量のメールが来ることは無くなりましたが、ときどき長文のメールを送ってくる人はいます。

長文のメールを送ってくる人には申し訳ないのですが、私はどうしてもそのメールを読むのは後回しにしてしまいます。文章を正確に読むのに時間や神経が奪われるからです。

ただ文字量が多いだけのメールは時間泥棒

文章が整っていればまだマシなのですが、大抵はそうではありません。ただ文字量が多いだけなのです。おそらく一般の人がメールの書き方を会社で習うことはほとんどないでしょう。ましてや学校で習うなんて話は聞いたことがありません。そのため、多くの人は、メールの書き方が自分目線の自己流になってしまっているのです。

長文のメールは、作成に自分の時間がとられるだけでなく、相手にも読む時間をとらせてしまいます。メールの目的はそもそも相手と意思疎通を行うためのはずです。相手に伝わらなければ、どれだけ時間をかけてメールを作成しても意味がありません。