｢仕事ができる人のメールはなぜ短いのか｣長いメールを書く人と決定的に違う"署名"の中身 複数の署名を登録し､相手の関心事によって使い分ける

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新しいデジタルツールが生まれても仕事は楽にならない

毎年数多くのデジタルツールが生まれてきていますが、仕事が楽になったという話はほとんど聞きません。楽になるどころか、むしろ年々忙しくなっている感さえあるのは一体なぜでしょうか？

原因はいろいろあるとは思いますが、私は日本で時短が進まない理由の一つとして「なかなか減らないメール業務」があると思っています。メールが登場して20年以上が経ちますが、いまだに現役ツールとして存在し続けています。

そう言うと「メールをやめてチャットやSlackを使えばいいじゃないか」といった声が聞こえてきそうですが、相手側の事情もあって、多くのビジネスシーンで結局メールの利用は避けて通れない、というのが現実ではないでしょうか。

メールの問題を分解すると、メールの「数（送受信量）」と「長さ（文章量）」に分かれます。

私は「数」の問題は比較的対処しやすいと思っています。

というのも、私が外資系コンサルティング会社に勤務していた頃は、毎日数百件のメールが届いていましたが、その大半は社内報や共有情報で、自分の仕事に直接関係があるメールはうち1、2割程度でした（それでも多いのですが）。したがって、メーラーのプレビュー機能やショートカットキーを駆使するなど“読み飛ばす技術”さえ身につけておけば、数百件であろうとそれほど困ることはなかったのです。

1件を読むのに費やせる時間は平均3秒

一方で私は「長さ」は大きな問題だと捉えています。長いメールは、読むのも書くのも時間が取られるからです。多数のプロジェクトを扱う謎解きゲーム会社や、複数の成長企業を顧客に持つDXコンサル会社を経営する今の自分にそんな悠長な時間はありません。時間は事業や顧客の成長に関わることに使いたいと考えます。したがってメール1件読むのに費やせる時間は平均3秒、長くて10秒ほどです。

ちなみになぜメールが長くなるかというと、たいていは余計なことを書きすぎているのです。

例えば、見込み顧客に向けた営業メールで、自分や商品を良く見せようとついメールが長くなってしまうのは、容易に想像がつくのではないでしょうか。