多忙な上司への「ホウレンソウ」。用件が一目でわかる簡潔メール

迷惑メールと間違われない件名のつけ方

現在のビジネスシーンにおいて、多忙なビジネスマンほどメールでのやり取りが多い。人によっては、1日に何百通もメールが行き交うこともあるほど。

大量のメールが届けられるなか、「ご報告」「ありがとうございます」などのシンプルな件名では、相手に用件が伝わりにくいというデメリットが生じる。

受信者にとって、「何の報告なのか」「何のお礼なのか」がひと目で伝わらなければ、すぐに開封されず後回しになったり、最悪の場合、迷惑メールと見なされたりすることもあると覚えてきたい。迷惑メールは、多くの人に読ませることを目的としているため、どのようにも解釈できる件名がつけられていることが多いからだ。

確実にメールを確認してもらうためには、内容を具体化した件名をつける工夫が必要である。

ポイントは3つ。

（1）要件を伝える「具体的な名称」をつける。

これは、「○○プロジェクト」「○○会議」のように、具体的な案件名や固有のキーワードを盛り込むこと。同じ案件でのやり取りが続く場合は、常に同じキーワードを入れると検索や整理がしやすくなる。

（2）日付やナンバリングなどの数字を入れる。

数字をプラスすることで、「いつの用件」か履歴を追う場合など、検索しやすくなるメリットがある。

（3）希望や意図を伝える。

「○○のお願い」「○○のご報告」など、メールの用件を示す言葉を入れることで、送信の意図を伝えることが可能になる。また、はじめての相手へのメールには、件名の最後に送信者の名前を入れることも有効だ。