忙しいときにまとまりのない長いメールが届くとうんざりするもの。これまで1万人以上を分析し、「アジアの組織開発コンサルタントトップ10」にも選ばれた経営コンサルタントの佐藤美和さんは「一流のビジネスパーソンは、メールも一流。本文は余計なものをそぎ落とし、10秒以内に読めるようにするなど細部まで気を配っている」という――。

※本稿は、佐藤美和『世界のハイパフォーマーを30年間見てきてわかった一流が大切にしている仕事の基本』（かんき出版）の一部を再編集したものです。

宛名の順序でトラブルとなったメール送信

ビジネスメールを送るときは、送信ボタンを押す前に本文を念入りにチェックします。誤字脱字がないか、レイアウトは読みやすいか、文章にわかりにくい部分はないか、句読点や記号などを正しく使用しているか、添付ファイルは正しいか。

「これで完璧。安心して送信できる」と思いたいところですが、一流の気配りはこれだけでは終わりません。相手に失礼がないか、負担をかけないか、あらゆる角度から細部までチェックします。メールの宛名の並び順については、絶対的な決まりがあるわけではありません。でも、宛名の順で、人間関係もビジネスも壊しかねないことがあるのです。

ある企業で1人の社員が送った1通のメールが、取引先とのちょっとした揉め事に発展したことがありました。送信したメールの宛名が「経理部マネージャー（男性）→経営管理部シニアマネージャー（女性）」の順になっていたのが原因です。

パソコンの前で頭を抱えるビジネスマン
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このメールについて、取引先から「経営管理部よりも経理部のほうが上だと思っているのですか？　それとも、『男性→女性』という発想ですか？」と問い合わせが入ったのです。送信者にはそんなつもりは全然なかったのですが、そう言われてしまうと弁解の余地もありません。もしも役職順というルールで並べていれば、こういう事態は防げたはずです。

一流は、役職の高い順（例：部長→課長）、同じ役職ならば苗字の五十音順（例：相川→阿部→石塚）という具合に、誰にでも納得してもらえる自分なりのルールを決めて宛名を入力します。

映画のエンドロールのクレジット順にもルールがある

映画のクレジット（エンドロールで表示されるキャストやスタッフの名前）の順番で揉めた、という話を聞いたことはないでしょうか。

たかが名前の順番くらいと言ってはいられません。エンドロールは、主演俳優が最初で、最後は一番格上の俳優の名前がくるという業界の常識があるのです。このように何番目に名前が並ぶのかは、ビジネスでは、とても大事なことのひとつです。

メールの書き出しのあいさつ文も、定型文がふさわしいかどうかを都度考えます。お客さまを訪問した直後に、「本日はお時間をいただきありがとうございました」といつも通りのあいさつを冒頭に入れてメールを送信したら、先方から丁重なお詫びの電話が入った場面に居合わせたことがあります。

実は先方の出席者の1人が緊急の要件でその会議を中座していました。その人は、メールでチクリと嫌味を言われたと受け取って慌てて電話をしてきたのです。

メールのタイトルは、一目で、こちらが伝えたいことがわかるようなものにします。忙しいビジネスパーソンは、1日に数十～数百通のメールを受信します。特に、役職が上の人ほど報告メールやCCメールが多いので、受信トレイはいつも未読メールであふれかえっています。