仕事ができる人は｢受信トレイがゼロ」になっている…｢グーグルの中の人｣が教えるGmailの賢い使い方 数万人のGoogle社員が受けているメール研修の中身

読まないメルマガだけ抽出する方法

ステップ1のゴールは、必要のないメールをできるだけ多く受信トレイから排除することだ。メールソフトのフィルタや仕分けルール機能を使い、それらが受信トレイに届かないようにする。

多くの人にとって、未読メールの大半はうっかり登録してしまったニュースレターやアラートだ。そういったメールを一気に捕捉したければ、「配信停止」や「ブラウザで表示する」などのキーワードで検索するといい。こうしたキーワードの入ったメールは通常、あなた個人に直接送られてきたものではなく、メーリングリストで一斉に送信されたものだ。

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今後、受信トレイに入らないようにするには、キーワードの入ったメールが受信トレイに届かないようにする仕分けルールやフィルタを作成するか、検索して見つけたメールの指示に従って配信停止の手続きを完了する。

タイマーを30分にセットして、できるだけ多くのメールを削除するゲームだと思って取り組んでみよう。本来見る必要のないメールを見つけ出し、今後同じことが起こらないようにする方法――フィルタの作成、送信者の遮断、メーリングリストの解除、スパムとしてマーク、など――を探る。

不要なものを排除するのは、もう着ない服を処分するのと似ている。必要なものだけが表示されるように整理したあとは、受信トレイの確認から喜びと爽快感を味わえるだろう。

「重要メール」は他のメールと区別する

2．本当に必要なメールを目立たせる

もし、会社のCEOから直接あなたにメールが届いたのなら、そのメールは、CEOが全社に一斉配信したメールとは体裁が異なっていなければならない。教授からあなただけに届くメールは、ゼミ生全員に送ったメールとは見た目がちがうべきだ。子どもの学校の校長からのメールも、毎週の学校便りとは区別できるようにしておこう。

会議も出張も多い人は、メールの大部分をまずスマートフォンで受信することになるが、この受信トレイはパソコンの画面で見るよりも小さく、詳細情報も少ないため、すぐに開くべきメールと後回しにできるもののちがいがわかるようにする必要がある。

メールを開くまえでも、その内容について「未来の自分」に多くを伝えられ、受信トレイを上から下までスキャンしてどれが重要かを見きわめなくていいようにするのだ。